myPOLYPOINT myPOLYPOINT bietet die Möglichkeit, Feedback zu Funktionalitäten zu geben. An wen wird dieses Feedback gerichtet?
Das Feedback wird direkt an die Produktentwicklung von POLYPOINT übermittelt.
Wird die mobile App sowohl für Android als auch für iOS verfügbar sein?
Ja, myPOLYPOINT wird sowohl für Android als auch für iOS verfügbar sein.
Muss für jeden Mitarbeiter ein Benutzerkonto in UserAdmin angelegt werden?
myPOLYPOINT ist eine Applikation für den Mitarbeiter als Endanwender, in welcher durch die Benutzerverwaltung von POLYPOINT (UserAdmin) die Möglichkeiten des Benutzers gesteuert werden können. Entsprechend muss jeder Endanwender von myPOLYPOINT auch ein individuelles Benutzerkonto erhalten.
Eine Schnittstelle zu Ihrem Active Directory ermöglicht jedoch die automatische Erstellung von Benutzerkonten.
Sind die myPOLYPOINT Solutions nur als Handy-App verfügbar oder auch über PC/Browser?
Die mobilen Solutions sind primär für die Anwendung über die myPOLYPOINT App optimiert. Ein Aufruf über den Browser ist ebenfalls möglich, es ist jedoch zu beachten, dass die Push-Benachrichtigungen nicht möglich sind.
Über die myPOLYPOINT App stehen den Mitarbeitenden je nach Auswahl durch den Gesundheitsbetrieb unterschiedliche Lösungen zur Verfügung.
Ist die App für Menschen mit Behinderung auch einschränkbar, z.B. nur auf die Zeiterfassung?
In der myPOLYPOINT App stehen jedem Mitarbeitenden die Standardfunktionen Dienstplanansicht und Zeiterfassung zur Verfügung. Alle weiteren Lösungen und Funktionen können gesteuert/berechtigt werden.
Manche Mitarbeitende sind in unterschiedlichen unabhängigen Organisationen tätig und werden dort jeweils geplant. Wie funktioniert das Nutzen von myPOLYPOINT und den zugehörigen Lösungen für diese Mitarbeitenden?
Wenn man in unterschiedlichen Organisationen tätig ist, muss man sich in der App jeweils über die E-Mail-Adresse anmelden, welche bestimmt, in welche Umgebung/Organisation der Mitarbeitende sich einwählt. Wenn der Mitarbeitende die Organisation wechseln will, muss er sich neu einloggen und dabei die entsprechend andere E-Mail-Adresse verwenden.
Ab wann sind die neuen Lösungen/ist der Main Release 23.0 verfügbar?
Der Main Release 23.0 mit den neuen Lösungen steht ab sofort zur Verfügung.
Welche Mehrwerte bestehen für die Mitarbeitenden, wenn sie die App auf dem privaten Handy nutzen?
Die myPOLYPOINT App bietet mit der Dienstplanansicht, der Anzeige des GLAZ und des Diensttausches auch Funktionen, welche dem Mitarbeiter vor allem Mehrwerte im Alltag bieten. Mit den zusätzlichen Lösungen wie dem Planungswunsch oder dem internen Pool (Verfügbarkeiten eintragen) wird der Mitarbeiter aktiv in die Planung mit einbezogen. All dies erhöht die Akzeptanz, die App auf dem privaten Smartphone zu installieren.
Ist das Fehlzeitenmanagement ein Teil der mobilen Lösungen?
Nein. Das Fehlzeitenmanagement ist nach wie vor ein Teil der Personaleinsatzplanung.
Bieten sie Schulungen für Planer und Anleitungen für Nutzer der App an?
Unsere Consultants stehen Ihnen für Schulungen der APVs zur Verfügung. Für die Nutzer der App stellen wir im Rahmen des Einführungsprojekts eine Anleitung zur Verfügung.
Sind auch Zeitnachweis bzw. Stempelkarte über die App abrufbar, wenn man die Inhalte z.B. als webbasierte Lösung im Browser auf dem PC darstellt?
Nein, die Dokumente sind aktuell noch nicht über die myPOLYPOINT App verfügbar. Aber wir bieten den Zeitausweis-Versand per E-Mail an.
Welche Informationen sehen die Nutzer über ihre Kollegen? Die Arbeitskollegen in der myPOLYPOINT App sind nicht sichtbar. Allerdings sieht der Mitarbeitende unter den Details zum Dienst die Kollegen, die den gleichen Dienst haben.
Wenn ein Mitarbeitender den Stempel manuell anpasst, muss dann diese Anpassung noch von der vorgesetzten Person bestätigt werden?
Nein. Die Stempel werden gemäß den Dienstdefinitionen interpretiert.
Erhält die vorgesetzte Person eine Meldung, wenn ein Mitarbeitender die Pausenzeit löscht oder verkürzt eingibt und somit gegen die Arbeitsrichtlinien verstößt?
Es wird keine Meldung generiert. Mittels der Anzeige der Tages-Ist-Zeit auf dem Planblatt kann sich die vorgesetzte Person schnell einen Überblick über die erfasste Zeit der Mitarbeitenden verschaffen.
Werden alle Anpassungen, die durch die Mitarbeitenden bei der Zeiterfassung vorgenommen werden, im Logbuch angezeigt?
Jede Tätigkeit des Mitarbeiters ist im Logbuch des Stempeleditors ersichtlich.
Ist die Zeiterfassung mit der myPOLYPOINT App nur mit dem neuen Release möglich?
Ja, die Zeiterfassung in myPOLYPIONT steht Ihnen mit dem Main Release 23.0 zur Verfügung.
Es gibt keine Stempeluhren im Betrieb. Kann die Zeiterfassung in der myPOLYPOINT App auch ohne Stempeln genutzt werden?
Ja, Sie können die myPOLYPOINT App auch ohne Stempeln verwenden. Die Mitarbeitenden können die Zeiten wie Blockanpassungen erfassen. Es gibt auch die Möglichkeit, die Berechtigungen so einzustellen, dass die Mitarbeitenden nur den Dienstplan ansehen können und keine Zeiterfassung vornehmen.
Kann die Datensicherheit über die mobile Anwendung (auf persönlichen Handys) garantiert werden?
Wir arbeiten im Kontext von myPOLYPOINT mit Good Practices zur Datenhaltung, die hohe Standards im Kontext von Datenschutz sicherstellen. Unsere Kunden können via Konfiguration definieren, welche Daten synchronisiert werden. Zudem halten wir nur reduzierte Datensätze in der Cloud – die On-Premises-Instanz ist bezüglich aller vitalen Daten Kerninstanz. Des Weiteren werden sensitive Daten in der Cloud mit einem mandantenspezifischen Key zusätzlich verschlüsselt und sind dem Löschkonzept unterworfen. Umfassende Ausführungen können unserem White Paper zur Thematik "Umgang mit sensitiven Daten" entnommen werden.
Wie sieht grob die Systemarchitektur der mobilen Lösungen aus?
myPOLYPOINT ist eine cloudbasierte Lösung mit einer App aus dem App Store von Apple oder Play Store von Google. Diese bezieht ihre Daten aus dem Kundensystem über einen dedizierten Service, welcher kundenseitig verwaltet werden kann.
Die Lösungen von POLYPOINT basieren auf einer hybriden (On-Premises/Cloud) Systemarchitektur. Wo liegen die Stammdaten?
Die Stammdaten liegen auf den Servern der POLYPOINT Kunden On-Premises.
Wir arbeiten im Kontext von myPOLYPOINT mit Good Practices zur Datenhaltung, die hohe Standards im Kontext von Datenschutz sicherstellen.
Die Mitarbeitenden greifen mit ihrem privaten Mobilgerät auf myPOLYPOINT und die dahinterliegenden Lösungen zu. Wie sind die Zugriffsrechte geregelt, wenn ein Mitarbeitender aus dem Gesundheitsbetrieb ausscheidet?
Das Zugriffsmanagement liegt in den Händen des jeweiligen Kunden. Allen gemein ist, dass deaktivierte Anwender sich nicht mehr in der Applikation anmelden können.
Können die Lösungen der myPOLYPOINT App in Beekeeper eingebunden werden?
Über die Beekeeper App sind bereits einige der mobilen Lösungen verfügbar.
Ist eine Offline-Erfassung möglich, falls Netzwerkprobleme auftreten?
Eine Offline-Erfassung ist derzeit nicht implementiert.
Wie wurde bei den Neuentwicklungen mit der Datenschutzthematik umgegangen?
Wir arbeiten im Kontext von myPOLYPOINT mit Good Practices zur Datenhaltung, die hohe Standards im Kontext von Datenschutz sicherstellen. Unsere Kunden können via Konfiguration definieren, welche Daten synchronisiert werden. Zudem halten wir nur reduzierte Datensätze in der Cloud – die On-Premises-Instanz ist bezüglich aller vitalen Daten Kerninstanz. Des Weiteren werden sensitive Daten in der Cloud mit einem mandantenspezifischen Key zusätzlich verschlüsselt und sind dem Löschkonzept unterworfen. Umfassende Ausführungen können unserem White Paper zur Thematik "Umgang mit sensitiven Daten" entnommen werden.
Ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für die myPOLYPOINT App vorgesehen?
Ja, diese kann mittels Identity Management gesteuert werden.
Welche Multi-Faktor-Authentifizierungen (MFA) sind möglich?
Derzeit unterstützen wir die 2-Faktor-Authentifizierung per SMS. Weitere MFA-Formen müssen im Einführungsprojekt abgeklärt werden.
Wird die Eingabe eines Planungswunsches mit einer E-Mail-Benachrichtigung an den Planer gekoppelt?
Der Planer erhält nur eine Benachrichtigung im Planblatt von POLYPOINT PEP, dem der betroffene Mitarbeiter zugewiesen ist.
Mitarbeitende können mit myPOLYPOINT ihre Planungswünsche für die Shift Planner eingeben. Gibt es die Möglichkeit, Sperrdaten festzulegen?
Es sind keine Sperrdaten möglich. Im Moment muss dies über einen organisatorischen Prozess gelöst werden.
Ist es möglich, morgens und nachmittags je einen anderen Dienst zu wünschen?
Ja, es ist möglich, dass der Mitarbeiter halbe Dienste wünschen kann.
Ist es möglich, noch kurzfristig für die nächste Woche einen Freiwunsch zu erfassen?
Ja, Planungswünsche können auch kurzfristig eingereicht werden.
Wird mit dem Sichern des Sollplans die Lösung "Planungswunsch" für die gesicherten Monate für die Mitarbeitenden gesperrt?
Nein, mit der Sicherung des Sollplans können Sie nur die Sichtbarkeit der Dienste in myPOLYPOINT steuern. Dies hat keinen Einfluss auf den Planungswunsch.
Können Planungswünsche über mehrere Tage auch teilweise genehmigt werden?
Nein. Planungswünsche können nur als Ganzes – so, wie sie eingegeben worden sind – angenommen oder abgelehnt werden.
Besteht bereits Praxiserfahrung mit der Lösung "Planungswunsch"? Ist die Lösung praktikabel nutzbar, wenn man mehrere Mitarbeitende (z.B. 25 Pflegende) plant?
Ja, über 50 Kunden mit Teams unterschiedlicher Größen nutzen diese Lösung im produktiven Umfeld.
Fachkräftemangel auf der einen und Planungswunsch-Abfrage auf der anderen Seite – geht dies effizient zusammen?
Die neuen Lösungen verhelfen zum einen zu mehr Effizienz und besserer Flexibilisierung. Zum andern unterstützen sie die Mitarbeitendenzufriedenheit, wenn die Mitarbeitenden stärker am Planungsprozess beteiligt werden. Kunden berichten uns, dass gerade die Partizipation ein wichtiger Aspekt ihrer HR-Strategie ist.
Nachdem ein Mitarbeitender seinen Planungswunsch über die mobile Lösung abgegeben hat, erscheint für den Planer im PEP das Symbol "Papierflieger" neben dem Namen des Mitarbeitenden.
Besteht die Gefahr, dass dies übersehen wird?
Das Feedback von Planern dazu, welches wir während der Entwicklung und in der Praxis eingeholt haben, ist positiv.
Warum werden die Einsätze auf Basis eines Planungswunsches in einer Extrazeile angezeigt und vom Dienstplaner genehmigt?
Dies ist der Prozess, welchen POLYPOINT aktuell unterstützt. Es ist angedacht, zukünftig die Genehmigung des Vorgesetzten optional zu machen.
Muss die Änderung in POLYPOINT PEP manuell vorgenommen werden, wenn eine Ressource ersetzt oder ein Stundenplan geändert wird?
Ja, die Änderung muss manuell bestätigt und vorgenommen werden.
Wird der Mitarbeiter bei Änderungen auch auf seinem mobilen Gerät benachrichtigt oder nur in der myPOLYPOINT App? Sind E-Mail-Benachrichtigungen möglich, wenn nur die webbasierte Lösung zugelassen ist?
Es werden keine Benachrichtigungen per E-Mail ausgelöst. Die verschiedenen Möglichkeiten oder Antworten sind in der myPOLYPOINT-Anwendung sichtbar und können, sofern auf dem Mobile Device aktiviert, auch auf diesem dargestellt werden.
Im Fall von Diensttausch durch Mitarbeiter: Betrifft dies die für den Diensttausch erlaubten Arbeitszeiten oder alle Arbeitszeiten?
In der Dienstdefinition können "Diensttausch" und "Ressourcenersatz" unabhängig voneinander konfiguriert werden.
Die Checkboxen "Diensttausch" und "Ressourcenersatz" müssen dazu jeweils aktiviert resp. deaktiviert sein, um den Dienst für den jeweiligen Use-Case freizuschalten resp. zu sperren.
Was ist das Lizenzierungsmodell/Preismodell für die myPOLYPOINT App bzw. für die Lösungen wie Diensttausch, Ressourcenersatz etc.?
Auf Basis Ihrer Bedürfnisse entscheiden Sie, welche Lösungen Sie Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen wollen. Sie haben die Wahl zwischen unterschiedlichen Paketen/Kombinationen, für die eine jährliche Nutzungsgebühr pro Mitarbeitenden anfällt. Unsere Consultants und Key Account Manager beraten Sie gerne.
Was passiert, wenn der Planer den Diensttausch im Marktplatz bestätigt, aber im PEP nicht nachträgt? Wird der bestätigte Diensttausch nicht automatisch in der Planung durchgeführt?
Im Moment ist dies noch nicht der Fall. Es ist aber vorgesehen, dass die Aktualisierung des Planblattes in Zukunft automatisch passiert.
Kann der Mitarbeitende die Funktionalität Ressourcenanfragen auch blockieren?
Wenn sich der Mitarbeiter aus der myPOLYPOINT App ausgeloggt hat, erscheinen keine Push-Benachrichtigungen mehr.
Erscheinen nur die Dienste, die ich mit meinen Ausbildungen auch leisten kann?
Nein, nicht explizit. Der Diensttausch kann jedoch nur innerhalb der gleichen Mitarbeiterkategorie gemacht werden.
Können die Planer Einfluss nehmen auf den Diensttausch zwischen zwei Mitarbeitenden?
Die Planer können den Diensttausch annehmen oder mit einer Begründung absagen.
Mit der Lösung "Interner Pool" können Sie die Einsätze der Mitarbeitenden flexibilisieren. Bei Planung eines Mitarbeitenden aus dem Pool wird der Mitarbeitende auf dem entsprechenden Planblatt in der Nebenzuordnung sichtbar. Wie lange ist der Mitarbeitende in der Nebenzuordnung auf dem Planblatt sichtbar?
Die Nebenzuordnung ist jeweils nur für den Monat des Einsatzes auf dem Planblatt sichtbar.
Wenn sich der Mitarbeitende im internen Pool als verfügbar gemeldet hat, kann er dann nachträglich noch stornieren?
Die angegebene Verfügbarkeit kann man jederzeit vor Buchung stornieren oder ändern.
Sobald der MA aber gebucht ist, kann er nicht mehr stornieren.
Können alle Mitarbeitenden aus dem internen Pool auf einem Planblatt hinterlegt werden und anschließend als Health Professionals auf Abteilungs-Planblättern verteilt werden, ohne Nebenzuordnungen für die Pool-Mitarbeitenden zu hinterlegen?
Ja, die Mitarbeiter brauchen keine Nebenzuordnung. Bei der Buchung eines Pool-Mitarbeiters wird automatisch ein Springer für den entsprechenden Tag erstellt.
Bleibt der Mitarbeitende/die Ressource nach dem Stornieren durch den Planer weiterhin auf dem Planblatt in der Nebenzuordnung oder wird das Planblatt aktualisiert?
Die Nebenzuordnung muss anschließend durch den Planer aufgehoben werden.
Ist eine Automatisierung der Personaleinsatzplanung angedacht? Gibt es bereits Kundenerfahrungen?
Im von Innosuisse unterstützten Projekt "Intelligente und partizipative Dienstplanung" entwickelt POLYPOINT eine umfassende Lösung, in welcher Dienstpläne mittels künstlicher Intelligenz KI (insbesondere Machine Learning und Operations Research) automatisiert berechnet werden. Erste Erfahrungen der Praxispartner sind sehr vielversprechend.
Das Berechtigungskonzept für die Lösungen im Bereich Workforce Management wurde ausgebaut. Es werden rollenbasierte Berechtigungen vergeben. Was passiert bei der Migration auf den Main Release 23.0 mit den bisher bestehenden Berechtigungen?
Die bestehenden Berechtigungen bleiben unverändert, werden aber migriert in Rollenprofile. Die Rollenprofile sind einer Berechtigungsgruppe zugewiesen. Gleiche individuelle Benutzer und gleiche Gruppen mit den gleichen Berechtigungen werden zusammengefasst zu einem Rollenprofil.
Mit dem Exchange (Online) Calendar Sync werden Termine, die im Outlook eingestellt werden, ins RAP synchronisiert und umgekehrt Termine im RAP ins Outlook synchronisiert.
Kann verhindert werden, dass Termine, die im Outlook eingestellt werden, im RAP bearbeitet werden können?
Termine, welche aus dem Outlook ins RAP synchronisiert wurden, können nicht aus dem RAP im Outlook verändert werden.
RAP und Outlook sind die jeweils führenden Systeme. Das bedeutet, dass RAP die Termine aus Sicht der Organisation verantwortet und ins Outlook exportiert. Änderungen im Outlook werden entsprechend nicht berücksichtigt und wieder überschrieben. Gleiches gilt umgekehrt, wenn Outlook das führende System ist.
Einfach Formular ausfüllen, wir melden uns in Kürze bei Ihnen.